Social, regali e incontri fuori ufficio: ecco le nuove regole per i dipendenti del Comune di Benevento

Più attenzione ai conflitti di interesse, regole più stringenti sull’utilizzo dei social network e degli strumenti informatici, obblighi precisi nei rapporti con cittadini e utenti. È il nuovo Codice di comportamento dei dipendenti del Comune di Benevento, approvato dalla Giunta comunale con una delibera dello scorso 14 agosto e aggiornato alle modifiche introdotte dal D.P.R. 81/2023.

Il documento, che sostituisce il precedente Codice approvato nel 2020, detta le regole di condotta per dipendenti, dirigenti e, per quanto compatibile, collaboratori e consulenti dell’ente. Il principio di fondo è quello di una pubblica amministrazione chiamata ad agire secondo imparzialità, trasparenza, correttezza, efficienza e buon andamento. Ma, accanto ai principi generali, il nuovo testo contiene una serie di prescrizioni molto concrete, alcune delle quali particolarmente curiose.

Regali: il limite è fissato a 150 euro

Una delle disposizioni più nette – recepite dal D.P.R. – riguarda regali e altre utilità. Il dipendente non può chiedere né sollecitare regali per sé o per altri e può accettare soltanto quelli di modico valore, nell’ambito delle normali relazioni di cortesia.

Il Codice fissa anche una soglia precisa: il regalo non è considerato di modico valore quando supera i 150 euro, anche nel caso in cui si tratti di uno sconto. Ma c’è un divieto ancora più rigido per chi svolge attività di vigilanza e controllo, compresi gli operatori della Polizia municipale: da soggetti sottoposti ai loro controlli non possono ricevere alcun regalo o utilità, neppure di modico valore.

E se un regalo oltre la soglia viene comunque offerto? Il dipendente deve rifiutarlo e informare immediatamente il dirigente. Il testo prevede inoltre che, nei casi consentiti, i regali possano essere destinati a scopi sociali.

Social network: attenzione a post, foto e video

È probabilmente uno dei passaggi destinati a far discutere maggiormente. Il Comune riconosce espressamente il diritto alla libertà di pensiero e di espressione, ma impone ai dipendenti alcune cautele nell’utilizzo dei social. Non devono essere divulgate informazioni riservate apprese per ragioni d’ufficio e devono essere evitati contenuti che possano arrecare pregiudizio all’immagine dell’Ente o all’onorabilità di colleghi e superiori.

Il Codice interviene anche sulle fotografie: il dipendente deve evitare di pubblicare immagini che ritraggano colleghi, collaboratori e utenti senza la loro autorizzazione.

E c’è una regola specifica anche per gli uffici: niente fotografie o video dei locali nei quali si lavora, salvo autorizzazione scritta del dirigente per comprovate esigenze di servizio.

Il testo chiede inoltre di evitare, sui social, parole o simboli capaci di istigare all’odio o alla discriminazione, fermo restando il diritto di espressione politica e sindacale.

Particolarmente significativa è poi una disposizione: il dipendente non deve utilizzare i social media per denunciare pubblicamente problematiche riguardanti la propria attività lavorativa.

Facebook e Instagram anche durante l’orario di lavoro? 

Il Codice è molto esplicito anche sull’utilizzo dei social durante il servizio. Il dipendente deve evitare di accedere ai social media durante l’attività lavorativa per motivi estranei ai propri compiti, anche se utilizza un account personale o il proprio smartphone.

Una previsione che si collega a un’altra regola: durante l’orario di lavoro non ci si deve dedicare ad attività estranee al servizio, comprese le «ripetute e lunghe conversazioni telefoniche private» e l’accesso ai social.

La posta elettronica va controllata costantemente

Tra le disposizioni più stringenti c’è quella relativa alla posta elettronica e alla cosiddetta «scrivania virtuale».

Il dipendente deve controllare costantemente nell’arco della giornata lavorativa la posta elettronica e la scrivania virtuale assegnata. Il mancato controllo, precisa il Codice, può comportare responsabilità disciplinare per gli effetti derivanti dalla mancata acquisizione delle informazioni.

Le comunicazioni interne devono essere effettuate utilizzando la mail di servizio e ogni messaggio in uscita deve consentire di identificare il dipendente, indicando nome, cognome, qualifica, settore o servizio di appartenenza e recapito istituzionale.

Sono inoltre vietate le email oltraggiose, discriminatorie o comunque potenzialmente idonee a creare responsabilità per l’amministrazione.

Anche lo smartphone personale entra nelle regole del lavoro

Il testo dedica ampio spazio alle nuove tecnologie. Il dipendente è responsabile della protezione e conservazione dei dati e dei codici di accesso agli strumenti informatici assegnati.

L’account istituzionale deve essere utilizzato per finalità lavorative o comunque riconducibili all’attività di servizio. L’uso della posta elettronica personale per questioni di lavoro deve essere, di norma, evitato.

Curiosamente, però, il Codice prevede una piccola apertura: gli strumenti informatici forniti dall’amministrazione possono essere utilizzati anche per incombenze personali, purché l’attività sia contenuta in tempi ristretti e non arrechi pregiudizio ai compiti istituzionali.

Niente incontri con gli utenti fuori dall’ufficio per parlare delle pratiche

Tra le disposizioni recepite c’è anche questa: il dipendente non riceve o incontra utenti fuori dagli uffici per discutere di pratiche di lavoro. Una regola pensata evidentemente per evitare situazioni ambigue, contatti informali difficilmente tracciabili o possibili interferenze con l’attività amministrativa. Il principio della tracciabilità, del resto, attraversa l’intero Codice: i processi decisionali devono essere documentati in modo da poter essere ricostruiti.

Il cittadino deve sapere con chi sta parlando

Grande attenzione viene riservata ai rapporti con il pubblico. Chi è a contatto con i cittadini deve esporre in modo visibile il cartellino identificativo e operare con correttezza, cortesia e disponibilità.

Anche al telefono il dipendente deve identificarsi indicando nome, cognome, qualifica e settore o servizio di appartenenza. Nella gestione delle pratiche, inoltre, viene richiamato il rispetto dell’ordine cronologico, salvo esigenze di servizio o diverse priorità stabilite dall’amministrazione. Eventuali accelerazioni dei tempi ordinari devono avere un riscontro oggettivo. Il dipendente, soprattutto, non deve anticipare agli utenti l’esito di decisioni o procedimenti quando non ne abbia titolo.

Conflitto di interessi: non riguarda soltanto i soldi

Un altro capitolo centrale è quello relativo al conflitto di interessi. Il dipendente deve comunicare i rapporti di collaborazione retribuita avuti negli ultimi tre anni con soggetti privati e deve aggiornare la comunicazione quando cambia stabilmente ufficio o quando cambiano le circostanze dichiarate.

L’obbligo di astensione è particolarmente ampio: può riguardare interessi propri, del coniuge, dei conviventi, di parenti o affini entro il secondo grado, ma anche persone con cui esista una frequentazione abituale, rapporti di credito o debito significativi, grave inimicizia o altre situazioni individuate dal Codice. E il conflitto può essere anche non patrimoniale.

Energia e raccolta differenziata entrano nel Codice

Tra le disposizioni c’è anche quella ambientale. I dipendenti sono chiamati a contribuire al contenimento dei consumi energetici dell’ente e a separare correttamente i materiali di scarto, come plastica e carta, utilizzando gli appositi contenitori. Anche la raccolta differenziata, dunque, diventa parte dei comportamenti richiesti al personale comunale.

Violare il Codice può incidere sulla carriera

Il nuovo regolamento non è soltanto un insieme di raccomandazioni. La violazione degli obblighi previsti dal Codice costituisce comportamento contrario ai doveri d’ufficio e può determinare responsabilità disciplinare, oltre alle eventuali responsabilità penali, civili, amministrative o contabili previste dalla legge.

Le violazioni accertate e sanzionate vengono inoltre considerate nella misurazione e valutazione della performance individuale, sia per i dipendenti sia per i dirigenti, con possibili conseguenze sull’attribuzione della premialità.

Il Codice entrerà in vigore il quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione all’Albo Pretorio online. Con la sua entrata in vigore sarà abrogato il precedente Codice di comportamento del Comune di Benevento, approvato nel novembre 2020.

Il nuovo regolamento, letto nel suo insieme, racconta un’amministrazione sempre più attenta non soltanto alla tradizionale correttezza dell’azione amministrativa, ma anche ai comportamenti quotidiani dei propri dipendenti.

La curiosità maggiore è forse proprio questa: il Codice arriva a disciplinare aspetti della vita lavorativa molto concreti, dal regalo ricevuto da un cittadino alla fotografia scattata in ufficio, dalla gestione dello smartphone personale all’obbligo di controllare la casella di posta durante la giornata, fino al divieto di utilizzare i social per portare all’esterno problemi legati alla propria attività lavorativa. Un segnale dei tempi: il comportamento del dipendente pubblico non si gioca più soltanto allo sportello o negli atti amministrativi, ma anche davanti a uno smartphone e a una tastiera.