Come realizzare un preventivo efficace rapidamente

Una parte molto importante del lavoro di un libero professionista o di un’azienda è la fase di preventivo. Si tratta, in tanti casi, del primo approccio con il cliente, un momento delicato che non può e non deve essere sottovalutato o si rischia di perdere l’acquirente.

In linea generale, possiamo dire che esistono delle indicazioni utili e sempre valide per la realizzazione di un preventivo efficace, ma il resto lo fa il buon senso, che va di pari passo con il singolo caso e le esigenze specifiche richieste dal cliente o dal settore.

La prima cosa da evidenziare è che un preventivo inviato troppo tardi può essere penalizzante. Troppo spesso, infatti, accade che una richiesta di preventivo venga considerata come una perdita di tempo da parte del responsabile aziendale, magari una noia da delegare ad altri e così via. Invece, rispondere quanto prima a un preventivo è fondamentale per far comprendere al cliente l’attenzione che si pone nei confronti delle sue esigenze, battendo sul tempo un potenziale concorrente.

Altra buona norma è quella di avere una persona dedicata e fissa alla gestione dei preventivi, qualcuno che sappia guidare il tutto ponendo il cliente al centro dell’attenzione, facendolo sentire importante e, di conseguenza, operando in termini di empatia (oltre che di rapidità).

In tal senso, la possibilità di gestire le richieste attraverso un programma per preventivi come quello proposto da Fatture in Cloud, uno dei gestionali più noti per la fatturazione online, consente di essere tempestivi e di dedicarsi alla cura del potenziale cliente. Grazie a questo software si possono creare tutti i preventivi che si desidera in qualunque momento, semplicemente accedendo da pc o addirittura da smartphone o tablet, con in più la possibilità di personalizzarli con template precompilati o da realizzare ex novo in html.

Proprio in tema di personalizzazione, non bisogna dimenticare che anche l’occhio vuole la sua parte nella creazione del preventivo. È bene evitare documenti troppo schematici che somigliano a fatture, ma offrire un corollario visivo di immagini di ciò che interessa al potenziale cliente. Ad esempio, se si stanno richiedendo informazioni e prezzi di una sala convegni, è preferibile inserire anche foto di eventi già realizzati, così come degli spazi dei quali poter usufruire e così via.

Naturalmente, massima attenzione occorre porre nella descrizione delle informazioni, evitando di dare indicazioni scontate. Ad esempio, è ovvio che se si sta prenotando una sala per un evento in gennaio ci sia il riscaldamento acceso per tutto il tempo. Un certo tipo di informazioni potrebbe essere frainteso dal cliente, che si chiederà se esistono dei costi occulti da sostenere una volta in loco.

Fondamentale, infine, inserire una call to action all’interno del preventivo stesso, così da facilitare il contatto fra cliente e azienda e agevolarlo nel caso in cui voglia immediatamente prenotare o acquistare il servizio.