Best practice per mandare la tua azienda in vacanza in tranquillità

Il 2018 è un anno difficile per i molti adempimenti in materia fiscale che le imprese italiane si trovano a dover attuare.

Con l’introduzione del progetto 2018 del Mercato Unico Digitale della Comunità Economica Europea, è stato adottato il GDPR e introdotta l’obbligatorietà per la fatturazione elettronica tra privati. Molte Imprese si stanno ancora adeguando a questi nuovi adempimenti, ma il tempo non è molto, considerando che a brevissimo (Agosto) uscirà il decreto attuativo italiano sulla protezione dei dati e che dal 1 gennaio 2019 non potranno più essere emesse fatture se non in formato elettronico.

Come quindi andare in vacanza in tranquillità? Occorre ora attuare le procedure per l’adeguamento adoperandosi per una digitalizzazione della propria azienda con un proprio consulente o affidandosi ad aziende specializzate nella digitalizzazione dei processi, in modo da essere pronti per tempo alle scadenze.

Il periodo migliore per adeguarsi è proprio ora, per non perdere tempo utile, al rientro delle ferie, al raggiungimento degli obiettivi di budget annui.

Il primo step consigliato è verificare se i propri sistemi gestionali sono compliance al GDPR e conformi all’emissione della fatturazione elettronica e chiederne un aggiornamento all’ultima versione. Il secondo è formare il personale dipendente alla digitalizzazione dei processi. Il terzo verificare se si è in linea con i nuovi strumenti dell’Industry 4.0.

Il rispetto degli adempimenti non deve essere visto solo come un costo (in termini di tempo e di risorse umane) ma come un’opportunità di avviare la propria azienda verso una gestione digitale, armonizzando l’intero ciclo della relazione commerciale tra clienti, partner e aziende.

Si parla di Opportunità perché solo per l’adozione della fatturazione elettronica, si evincono i seguenti vantaggi: abbattere sensibilmente i tempi di registrazione dei dati e, cogliere eventuali criticità nelle riconciliazioni; garantire, mediante firma digitale, l’autenticità dell’origine e l’integrità dei contenuti del documento informatico; liberarsi per sempre di archivi e stampe massive, mediante la conservazione digitale sostitutiva; ridurre i costi: si stima un risparmio tra i 1,8 (per le aziende più piccole) fino agli 11,5 euro a fattura (per le aziende con più di 3000 fatture/anno). I risparmi derivano da: meno impiego di manodopera per attività di stampa e imbustamento; migliore gestione della relazione con il cliente (abbattendo i tempi per capire la ricezione della fattura e il pagamento), e, dall’ eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo; creazione di una cultura digitale, portando valore alla tua azienda, formando i dipendenti alla digitalizzazione dei processi.

Inoltre: Ordini, le Conferme d’Ordine, gli Avvisi di Spedizione, Documenti di Trasporto, avvisi di ricezione documenti e merci, bolle in entrata, stati avanzamento lavori, gestione delle commesse ecc.

Ciascuno di questi documenti può essere concretamente (cioè con la giusta tecnologia e nel rispetto delle norme vigenti) gestito con le stesse logiche con cui si affronta la Fatturazione Elettronica.

La tua azienda è conforme a questa richiesta di adeguamento? In un momento epocale di richiesta di grande cambiamento da parte della Comunità Europea possiamo ancora pensare di vivere senza l’adozione di soluzioni digitali per la gestione delle nostre aziende? È ora il tempo di adeguarsi.