Fattura elettronica: un’innovazione tecnologica dai tanti vantaggi

La fattura elettronica è un importante strumento digitale per emettere, gestire e conservare le fatture online, vale a dire elaborate e riprodotte senza il supporto cartaceo. Questo comporta un immediato vantaggio, poiché solleva dai costi di stampa, spedizione e conservazione del documento fiscale, oltre a consentire all’amministrazione statale un controllo più snello ed accurato della conformità alle procedure.

La fatturazione elettronica riduce drasticamente i costi amministrativi dell’impresa, limita il rischio di errori di battitura e gli eventuali ritardi dovuti al servizio postale. Inoltre la gestione informatica delle fatture rende le procedure di gestione più semplici e accorcia le tempistiche, migliorando gli aspetti produttivi. In ambiti come la Pubblica Amministrazione, le fatture elettroniche sono gestite con un sistema d’interscambio (SDI) il quale garantisce l’invio della documentazione nei tempi richiesti.

L’Italia è uno dei primi paesi dell’Unione Europea, seconda solo al Portogallo, ad aver introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica. Tale obbligo, in vigore dal 6 giugno 2014 per le PA Centrali e dal 31 marzo 2015 anche per le PA locali, riguarda le transazioni da e verso il Governo (BTG). Con la legge finanziaria relativa all’anno fiscale 2018, dal 1° gennaio 2019, tale obbligo è stato esteso al “Business-to-Business” (B2B) vale a dire fra privati, e al “Business-to-Consumer” (B2C), cioè tra impresa a consumatore. La fatturazione elettronica è obbligatoria anche per le “ cessioni di benzina o gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti per motori” e prevede l’emissione della cosiddetta fattura elettronica carburanti. (per approfondire, puoi trovare maggiori informazioni sul sito di Soldo, una carta carburante universale)

La legge impone alcuni requisiti da osservare, affinché le fatture elettroniche abbiano valore legale; uno dei più importanti è il formato obbligatorio XML (eXtensible Markup Language), cioè un formato digitale appropriato che consente di accertare il contenuto delle informazioni e dei dati presenti nel documento ai sensi di legge.

La fattura elettronica quindi è un sistema digitale attraverso il quale la fattura è emessa, trasmessa, gestita e conservata on line. E’ perciò una fattura di tipo tradizionale, elaborata però su supporto digitale attraverso un file XML, e dotata di riferimento attraverso la marcatura temporale (la Marca Temporale è un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico) e inoltre di firma digitale. La fattura elettronica così prodotta è poi spedita dal mittente e conservata dal ricevente nello stesso formato. Nella fatturazione elettronica i soggetti coinvolti sono quindi sempre due, chi emette il documento e chi lo riceve e la archivia, e i dati obbligatori da indicare sono sempre uguali, sia si tratti di una fattura elettronica o di una tradizionale su carta.

Vediamo ora cosa cambia rispetto alla fatturazione tradizionale cartacea: Il formato, digitale in XML (eXtensible Markup Language); I modi di emissione, gestione, archiviazione, trasmissione e conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche che diventano tutte telematiche; L’assolvimento dell’imposta di bollo che diventa elettronico; La firma che sarà digitale; La data che diventa digitale con la marcatura temporale.

Il formato XML della fattura consente pertanto di avere un modello unico per tutti gli operatori; la firma digitale sulle fatture ne garantisce l’autenticità, l’origine e l’integrità dei contenuti nel documento informatico; la conservazione sostitutiva, che è una procedura legale/informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, insieme all’apposizione della marca temporale sull’archivio elettronico delle fatture, permette di conservarle per 10 anni, così come previsto dalle leggi italiane; l’imposta di bollo viene assolta per via elettronica.

Tanti vantaggi, quindi, per una rivoluzione appena iniziata, che permetterà di unificare le procedure, snellire i flussi di lavoro, limitare gli errori, perfezionare i processi di gestione e ridurre i tempi di lavorazione, sia per i contribuenti che per l’amministrazione finanziaria.